Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

‍Niniejsza Polityka Prywatności określa, w jaki sposób ELPOFFICE (dalej: „Administrator”, „My”) gromadzi, wykorzystuje i chroni dane osobowe użytkowników naszej strony internetowej oraz klientów korzystających z naszych usług. Ściśle przestrzegamy wymogów Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (GDPR / RODO).

2. Kto jest Administratorem Twoich danych?

‍Administratorem Twoich danych osobowych jest ELP OFFICE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, zarejestrowana w Polsce pod adresem: 49A, 62-095 Murowana Goślina.

KRS: 0001070301 | NIP: 7773415876 | REGON: 526989009 | Kontaktowy e-mail w sprawach ochrony danych: biuro@elpoffice.com.

3. Jakie dane zbieramy i dlaczego?

‍Zbieramy dane tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia wysokiej jakości usług.

  • W celu świadczenia usług księgowych i pomocy cudzoziemcom: Imię, nazwisko, dane kontaktowe (telefon, e-mail), dane paszportowe, numer PESEL, informacje finansowe oraz inne dokumenty niezbędne do prowadzenia księgowości, rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym, a także do procesów legalizacji pobytu. (Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze).
  • W celu kontaktu z Tobą: Dane pozostawione w formularzach kontaktowych na stronie (imię, e-mail, numer telefonu, Telegram). (Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora).
  • Dane techniczne i analityka (Cookies): Adres IP, rodzaj przeglądarki, dane o zachowaniu na stronie. Dane te są zbierane za pośrednictwem plików cookies wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą w celu poprawy działania strony. (Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika).

4. Komu przekazujemy Twoje dane?

‍Twoje dane są ściśle poufne. Możemy je przekazywać wyłącznie:

  • Organom państwowym w Polsce (Urząd Skarbowy, ZUS, Urząd do Spraw Cudzoziemców) w ramach realizacji naszych prawnych obowiązków.
  • Zaufanym partnerom (specjalistom IT, dostawcom hostingu, serwisom pocztowym), którzy zapewniają obsługę techniczną naszego biura, pod warunkiem zachowania przez nich rygorystycznych środków bezpieczeństwa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

‍W związku z korzystaniem przez nas z nowoczesnych narzędzi technologicznych (takich jak Google Analytics do statystyk oraz komunikator Telegram do bieżącego kontaktu z Klientami), Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza EOG (w szczególności do USA).Przekazywanie to odbywa się w oparciu o odpowiednie mechanizmy prawne zapewniające bezpieczeństwo:

  • W przypadku firmy Google – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework).
  • W przypadku innych dostawców – na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejskie oraz odpowiednich zabezpieczeń technicznych (szyfrowanie).

6. Jak długo przechowujemy dane?

Twoje dane będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

  • Dane przetwarzane w celu realizacji umowy/usług: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (z reguły do 3 lub 6 lat).
  • Dane księgowe i podatkowe: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z polskim prawem).
  • Dane z formularzy kontaktowych: przez czas niezbędny do obsługi zapytania i zakończenia korespondencji.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody (pliki cookies): do momentu wycofania przez Ciebie zgody lub zmiany ustawień przeglądarki.

7. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało. Analiza ruchu na stronie za pomocą cookies służy wyłącznie celom statystycznym.

8. Twoje prawa (zgodnie z GDPR / RODO)

‍Masz pełne prawo do kontrolowania swoich danych:

  • Prawo dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii.
  • Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych.
  • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli nie ma podstaw prawnych do ich dalszego przechowywania.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych.
  • Prawo do cofnięcia zgody na wykorzystywanie plików cookies lub przetwarzanie danych w dowolnym momencie.

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami pod adresem: biuro@elpoffice.com.

9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego. W Polsce organem tym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Strona internetowa: https://uodo.gov.pl

10. Pliki Cookies

‍Nasza strona wykorzystuje pliki cookies. Niezbędne pliki cookies są konieczne do podstawowego funkcjonowania strony. Analityczne i marketingowe pliki cookies (Google Analytics) uruchamiane są dopiero po kliknięciu przycisku „Akceptuj” na naszym banerze.