e-Doręczenia для JDG в Польше: кому нужно создать адрес до 1 октября 2026 года

С 1 января 2026 года e-Doręczenia стали основным способом электронной доставки официальной корреспонденции между государственными учреждениями и непубличными субъектами, в том числе компаниями и предпринимателями. Система применяется прежде всего в случаях, когда необходимо юридически значимое подтверждение отправки или получения документа. Специальные нормы и отдельные электронные услуги могут предусматривать другие способы связи.

Для большинства компаний обязанность иметь адрес e-Doręczenia уже действует. Следующий важный срок касается индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных в CEIDG до конца 2024 года: с 1 октября 2026 года они также должны иметь активный адрес.

Разберёмся, кого касается этот срок, как создать и активировать адрес и как организовать работу с официальной корреспонденцией.

Важно: проверьте адрес до 1 октября 2026 года

Если ваша деятельность была зарегистрирована в CEIDG до 1 января 2025 года и у неё ещё нет активного адреса e-Doręczenia, его необходимо создать и активировать не позднее 30 сентября 2026 года.

Рекомендуем не откладывать оформление до последних дней. Недостаточно только отправить заявление: после создания адреса нужно активировать ящик и убедиться, что адрес внесён в Базу электронных адресов — BAE.

Если после 30 июня 2025 года вы изменяли данные в CEIDG, адрес e-Doręczenia должен был быть создан при подаче заявления на изменение записи.

Если у вашей деятельности уже есть активный адрес, повторно создавать его не нужно. Достаточно проверить его статус, email для уведомлений и доступ ответственного пользователя.

Коротко об e-Doręczenia

Основные сроки и правила мы ранее собрали в публикации в Instagram. Листайте карточки, а ниже в статье вы найдёте подробную инструкцию по созданию и активации ящика.

Что такое e-Doręczenia

e-Doręczenia — это электронный аналог заказного письма с подтверждением получения. Через систему можно отправлять заявления, получать решения государственных органов и сохранять официальные доказательства отправки и доставки документов.

Адрес e-Doręczenia нельзя заменить обычной корпоративной электронной почтой. Это уникальный технический адрес, зарегистрированный в государственной Базе электронных адресов — Baza Adresów Elektronicznych, или BAE.

Он имеет формат, например: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12. Адрес позволяет однозначно идентифицировать отправителя и получателя, а также подтвердить дату и время передачи корреспонденции.

Для личной и предпринимательской переписки используются разные адреса. Поэтому, даже если у человека уже есть личный ящик e-Doręczenia, для деятельности, зарегистрированной в CEIDG, необходимо создать отдельный адрес предпринимателя.

ePUAP при этом не исчез полностью. Однако с 1 января 2026 года e-Doręczenia стали основным способом официальной электронной переписки. Другие каналы могут использоваться только в случаях, предусмотренных специальными нормами или конкретной электронной услугой.

Кому необходимо иметь адрес e-Doręczenia

Срок подключения зависит от реестра, в котором зарегистрирован бизнес, и даты его регистрации.

Что сделать до 1 октября 2026 года

Если ваша JDG была зарегистрирована в CEIDG до 1 января 2025 года:

1. Проверьте, есть ли у вашей деятельности адрес e-Doręczenia.
2. Если адреса нет — подайте заявление через Biznes.gov.pl.
3. После получения уведомления активируйте ящик.
4. Убедитесь, что адрес активен и внесён в BAE.
5. Проверьте email для уведомлений и назначьте человека, ответственного за корреспонденцию.
6. Установите порядок регулярной проверки входящих сообщений.

Таким образом, предпринимателям, зарегистрированным в CEIDG до конца 2024 года, необходимо активировать адрес не позднее 30 сентября 2026 года.

Однако ждать этой даты можно не всегда. Если после 30 июня 2025 года предприниматель изменяет данные в CEIDG, сведения для создания адреса e-Doręczenia становятся обязательной частью заявления.

Это касается, например:

• изменения адреса деятельности;
• приостановки или возобновления бизнеса;
• изменения кодов PKD;
• добавления или изменения доверенного лица;
• других обновлений записи в CEIDG.

Почему ящик необходимо регулярно проверять

В e-Doręczenia действует так называемая фикция доставки — fikcja doręczenia.

Если сообщение не было открыто раньше, по истечении 14 дней оно может считаться юридически доставленным. Поэтому сроки ответа или обжалования могут начать исчисляться, даже если предприниматель фактически не прочитал письмо.

Поэтому отсутствие email-уведомления, отпуск владельца или нерегулярная проверка ящика, как правило, не останавливают течение установленных сроков.

Что может произойти, если не создать или не проверять ящик

Закон об e-Doręczenia не устанавливает отдельного автоматического штрафа исключительно за отсутствие адреса. Основной риск заключается в пропуске юридически значимой корреспонденции и связанных с ней сроков.

Если у адресата нет активного адреса e-Doręczenia, государственный орган в предусмотренных законом случаях может воспользоваться публичной гибридной услугой — Publiczna Usługa Hybrydowa, или PUH. Документ передаётся оператору в электронном виде, распечатывается и доставляется адресату в бумажной форме.

После активации адреса особенно важно регулярно проверять входящие сообщения. Пропуск срока может привести к тому, что предприниматель не успеет представить документы, ответить на требование или своевременно обжаловать решение.

В отдельных производствах невыполнение официального требования может привести к процессуальным последствиям, включая предусмотренные законом штрафы. Это не является штрафом непосредственно за отсутствие или нерегулярную проверку ящика e-Doręczenia.

Как создать адрес e-Doręczenia для индивидуального предпринимателя

Для индивидуального предпринимателя, зарегистрированного в CEIDG, создание адреса e-Doręczenia обычно занимает немного времени. Большую часть данных система загружает автоматически, а заявление можно подписать через Profil Zaufany.

Процесс похож на создание личного ящика e-Doręczenia, однако необходимо выбрать регистрацию адреса именно для предпринимательской деятельности.

Важно: личный адрес e-Doręczenia и адрес индивидуального предпринимателя — это разные адреса. Для официальной корреспонденции, связанной с деятельностью в CEIDG, необходимо создать отдельный фирменный адрес.

Что подготовить перед началом

Понадобятся:

• Profil Zaufany, e-dowód или квалифицированная электронная подпись;
• актуальный адрес электронной почты;
• доступ к аккаунту на Biznes.gov.pl;
• данные администратора, если ящиком будет управлять другой человек.

Индивидуальный предприниматель может управлять ящиком самостоятельно. Назначить бухгалтера или другого пользователя можно позднее, после активации адреса.

Шаг 1. Откройте услугу создания адреса

Войдите в Konto Przedsiębiorcy на портале Biznes.gov.pl и откройте услугу создания адреса e-Doręczenia.

На стартовом экране нажмите:

Złóż Wniosek — Подать заявку.

Шаг 2. Выберите государственного поставщика

Система предложит выбрать способ создания адреса. Отметьте:

Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi — создание адреса у государственного поставщика услуги.

Это бесплатный вариант, предназначенный для официальной переписки с государственными учреждениями.

Нажмите Dalej.

Шаг 3. Укажите реестр предпринимателя

На следующем экране выберите:

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej — Центральный реестр и информация о хозяйственной деятельности, CEIDG.

Этот вариант предназначен для индивидуальных предпринимателей — jednoosobowa działalność gospodarcza.

Нажмите Dalej.

Шаг 4. Укажите, от чьего имени подаётся заявление

Если вы создаёте адрес для собственной предпринимательской деятельности, выберите:

We własnym imieniu — от своего имени.

После этого нажмите Dalej.

Если заявление подаёт доверенное лицо, путь оформления и список необходимых документов могут отличаться.

Шаг 5. Проверьте и дополните данные

Часть информации система загрузит автоматически из CEIDG. Проверьте правильность данных предпринимателя и заполните недостающие поля.

В частности, проверьте:

• имя и фамилию;
• номер PESEL;
• NIP и REGON;
• название предпринимательской деятельности;
• контактные данные;
• адрес обычной электронной почты.

На указанный email будут приходить технические уведомления, в том числе информация о статусе заявления и дальнейшей активации ящика.

Обычная электронная почта не заменяет e-Doręczenia. Она используется только для уведомлений.

После проверки данных нажмите Dalej.

Шаг 6. Решите, нужен ли отдельный администратор

Система спросит, хотите ли вы назначить администратора ящика.

Если предприниматель планирует управлять ящиком самостоятельно, можно выбрать вариант без назначения отдельного администратора.

Если доступом и настройками будет управлять другой человек, необходимо указать его данные. Администратор сможет, в частности:

• управлять пользователями;
• предоставлять и отзывать доступ;
• настраивать права;
• работать с корреспонденцией в пределах предоставленных полномочий.

Владелец JDG может самостоятельно управлять ящиком — назначать для этого отдельного человека необязательно. После активации можно предоставить доступ бухгалтеру или другому ответственному пользователю.

Нажмите Dalej.

Шаг 7. Примите регламент

Ознакомьтесь с регламентом предоставления услуги и подтвердите согласие с ним.

Отметьте соответствующее поле возле Regulamin, а затем нажмите Dalej.

Шаг 8. Подтвердите заявления

На следующем этапе система покажет обязательные заявления — oświadczenia.

Прочитайте их и отметьте необходимые поля, подтверждая, что указанные сведения являются правильными.

После этого нажмите Dalej.

Шаг 9. Проверьте государственный орган

Система автоматически покажет учреждение, которое будет рассматривать заявление.

Проверьте информацию и нажмите Dalej. Как правило, самостоятельно выбирать или искать учреждение не требуется.

Шаг 10. Подпишите заявление

После проверки заявления выберите способ электронной подписи.

При использовании Profil Zaufany нажмите:

Podpis zaufany,

а затем

Podpisz podpisem zaufanym.

Система перенаправит вас на страницу подтверждения личности. Авторизуйтесь и подтвердите подписание документа.

После возвращения к заявлению убедитесь, что подпись была добавлена.

Шаг 11. Отправьте заявление

После подписания нажмите Wyślij.

На экране появится подтверждение отправки. Документ также можно будет найти в аккаунте предпринимателя.

Рекомендуется сохранить подтверждение или номер поданного заявления до завершения регистрации.

Шаг 12. Дождитесь письма с инструкцией

После обработки заявления на указанный ранее email придёт сообщение о создании адреса e-Doręczenia.

В письме будет указано, что необходимо сделать для активации ящика.

Важно: отправка заявления ещё не означает, что ящик активирован. Необходимо выполнить действия из полученного письма и завершить активацию.

Шаг 13. Активируйте ящик

Перейдите по инструкции из письма или снова войдите в Konto Przedsiębiorcy на Biznes.gov.pl.

Затем:

1. откройте раздел e-Doręczenia;
2. выберите созданный адрес;
3. перейдите к активации;
4. проверьте email для уведомлений;
5. примите регламент оператора, если система запросит подтверждение;
6. нажмите Aktywuj skrzynkę.

После активации адрес будет внесён в Базу электронных адресов — BAE. С этого момента государственные учреждения смогут отправлять на него официальные письма.

Что сделать после активации

После первого входа рекомендуется:

• проверить правильность email для уведомлений;
• убедиться, что ящик имеет статус активного;
• настроить регулярную проверку входящих сообщений;
• предоставить доступ бухгалтеру, если он будет работать с корреспонденцией;
• назначить дополнительного администратора при необходимости;
• определить порядок сохранения писем и подтверждений доставки.

Не стоит полагаться только на уведомления, поступающие на обычную электронную почту. Ответственное лицо должно регулярно входить непосредственно в ящик e-Doręczenia.

Как предоставить доступ бухгалтеру

Владелец компании не обязан самостоятельно обрабатывать каждое входящее письмо. Доступ можно предоставить бухгалтеру, юристу или другому ответственному сотруднику.

Добавлять пользователей и управлять их полномочиями может администратор ящика.

В системе предусмотрены стандартные роли:

• Właściciel — владелец ящика;
• Administrator — управляет пользователями, ролями и настройками;
• Uprawniony — может работать с корреспонденцией в пределах предоставленных прав;
• Obserwator — имеет ограниченный доступ, например только для просмотра.

Система также позволяет администратору создавать дополнительные роли с выбранным набором прав.

Чтобы добавить бухгалтера, администратор должен:

1. войти в корпоративный ящик;
2. открыть раздел управления пользователями;
3. выбрать добавление нового пользователя;
4. указать его данные и email;
5. назначить необходимую роль;
6. отправить приглашение.

Приглашение действительно в течение 14 дней. После его принятия статус пользователя меняется на активный, и он получает доступ к ящику в соответствии с назначенной ролью.

Доступ всегда предоставляется конкретному человеку. При увольнении сотрудника или завершении сотрудничества с бухгалтерской фирмой его полномочия необходимо отозвать.

Для снижения организационных рисков компании также могут назначить нескольких администраторов. Это позволит сохранить доступ к управлению ящиком, если основной администратор отсутствует или больше не работает в организации.

Как организовать работу с e-Doręczenia внутри компании

После активации ящика рекомендуем закрепить внутренний порядок обработки официальных документов.

Минимальный регламент может включать:

• проверку входящих сообщений каждый рабочий день;
• уведомление руководителя или клиента о полученном документе;
• фиксацию даты поступления и срока ответа;
• назначение ответственного за подготовку документов;
• сохранение подтверждений отправки и получения;
• регулярное архивирование корреспонденции;
• проверку списка пользователей и их прав.

Ящик государственного поставщика для непубличных субъектов имеет гарантированную ёмкость 3 GB. Полученное сообщение доступно адресату в системе в течение 180 дней с даты доставки.

Поэтому письма, вложения и доказательства отправки и получения рекомендуется регулярно сохранять во внутреннем архиве компании. Максимальный размер одного сообщения вместе с вложениями при стандартной отправке не более чем 15 адресатам составляет 500 MB.

Сколько стоит использование e-Doręczenia

Создание адреса и использование публичного ящика для переписки с государственными учреждениями бесплатно для предпринимателя.

Отправка документов от компании или гражданина государственному органу через публичную услугу PURDE стоит 0 zł. Расходы по отправке документов государственным органом несёт само учреждение.

Для юридически значимой переписки между компаниями используются платные услуги e-Doręczenia. Такая переписка может осуществляться через квалифицированного поставщика услуг либо в рамках дополнительной услуги выбранного оператора. Доступность функции и стоимость зависят от условий конкретного поставщика.

Частые вопросы

Приходят ли уведомления на обычный email?

Да. В настройках можно указать адрес электронной почты для уведомлений о новых сообщениях. Но обычный email используется только для оповещения. Сам официальный документ необходимо открыть в ящике e-Doręczenia.

Можно ли использовать личный ящик для индивидуальной деятельности?

Нет. Для деятельности, зарегистрированной в CEIDG, создаётся отдельный фирменный адрес.

Нужно ли сохранять письма отдельно?

Да. У ящика ограниченная ёмкость, а некоторые документы могут потребоваться через несколько лет. Рекомендуется сохранять письмо вместе с доказательствами отправки и получения.

Можно ли полностью передать обслуживание ящика бухгалтеру?

Можно предоставить бухгалтеру доступ и необходимые полномочия. Однако владелец бизнеса по-прежнему должен контролировать, кто имеет доступ к ящику и как внутри компании отслеживаются сроки.

Если ящик уже активирован

Повторно создавать адрес не нужно. Проверьте:

• активен ли адрес в BAE;
• актуален ли email для уведомлений;
• кто является администратором;
• есть ли у бухгалтера необходимый доступ;
• кто регулярно проверяет входящие сообщения;
• где сохраняются письма и подтверждения доставки.

Нужна помощь с организацией работы с e-Doręczenia?

Команда ELP Office поможет разобраться в необходимых шагах, организовать доступ ответственного бухгалтера и выстроить понятный порядок обработки официальной корреспонденции.

Материал носит информационный характер. В индивидуальных юридических и налоговых ситуациях рекомендуется дополнительно проконсультироваться со специалистом.