Legalizacja

Kiedy pojawiają się ograniczenia?

Podstawowe ograniczenie dotyczy właścicieli JDG pochodzących z państw spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii.

Jeżeli taki przedsiębiorca nie ma miejsca stałego pobytu w Polsce, co do zasady nie może:

• uzyskać dla pracownika zezwolenia na pracę;
• zarejestrować oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi;
• złożyć powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Adres prowadzenia działalności wpisany w CEIDG ani zameldowanie czasowe nie zastępują miejsca stałego pobytu przedsiębiorcy.

W praktyce oznacza to, że taki właściciel JDG może zatrudnić obywatela Polski albo cudzoziemca, który już ma prawo pracować bez dodatkowej procedury po stronie pracodawcy. Jeżeli zatrudnienie pracownika wymaga jednej z wymienionych procedur, dopełnienie formalności najprawdopodobniej nie będzie możliwe.

W przypadku przedsiębiorców z UE, EOG i Szwajcarii obowiązują inne zasady, dlatego ich status należy sprawdzić oddzielnie.

Kogo można zatrudnić bez zezwolenia na pracę?

Dodatkowa legalizacja pracy zazwyczaj nie jest wymagana w przypadku obywateli Polski, UE, EOG i Szwajcarii.

Wśród obywateli pozostałych państw prawo do pracy bez zezwolenia mogą mieć na przykład:

• osoby posiadające zezwolenie na pobyt stały w Polsce;
• osoby posiadające zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• posiadacze Karty Polaka;
• osoby posiadające status uchodźcy lub objęte ochroną uzupełniającą;
• absolwenci polskich uczelni;
• niektórzy studenci studiów stacjonarnych.

Nie jest to pełny katalog. W każdym przypadku należy sprawdzić, na jakiej podstawie dana osoba przebywa i pracuje w Polsce oraz czy jej dokumenty będą ważne w dniu rozpoczęcia pracy.

Kiedy status studenta pozwala pracować bez zezwolenia?

W przypadku studentów trzeba zwrócić uwagę na dodatkowy warunek. Sama legitymacja studencka nie potwierdza jeszcze prawa do pracy bez zezwolenia.

Od 1 lipca 2026 roku zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli dana osoba:

• studiuje w Polsce w trybie stacjonarnym;
• kształci się w publicznej uczelni akademickiej albo w placówce znajdującej się w aktualnym wykazie MSWiA;
• może potwierdzić aktualny status studenta;
• przebywa w Polsce legalnie.

Przed podpisaniem umowy warto poprosić o aktualne zaświadczenie z uczelni zawierające informację o formie studiów. Studia niestacjonarne, wieczorowe lub inna niestacjonarna forma kształcenia same w sobie nie zwalniają z obowiązku legalizacji pracy.

Szczególny przypadek — obywatele Ukrainy

Przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy często stosuje się procedurę powiadomienia.

Jeżeli dana osoba korzysta z ochrony czasowej i ma aktywny status PESEL UKR, pracodawca musi złożyć powiadomienie za pośrednictwem praca.gov.pl. Ma na to 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

Status studenta nie znosi w tym przypadku obowiązku złożenia powiadomienia. Nie można więc zatrudnić takiej osoby wyłącznie na podstawie zaświadczenia z uczelni.

Procedura powiadomienia tymczasowo obejmuje również obywateli Ukrainy, którzy nie korzystają z ochrony czasowej, ale legalnie przebywają w Polsce na innej podstawie. Okres przejściowy obowiązuje w ich przypadku do 4 marca 2029 roku.

Załóżmy, że właściciel JDG jest obywatelem Białorusi posiadającym zezwolenie na pobyt czasowy, a przyszły pracownik jest obywatelem Ukrainy ze statusem PESEL UKR. Zatrudnienie pracownika wymaga złożenia powiadomienia. Jeżeli przedsiębiorca nie ma miejsca stałego pobytu w Polsce i z tego powodu nie może złożyć powiadomienia do właściwego powiatowego urzędu pracy, takie zatrudnienie nie będzie możliwe.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Na początku warto odpowiedzieć na dwa pytania: jaki status ma właściciel JDG oraz na jakiej podstawie przyszły pracownik może wykonywać pracę w Polsce.

Jeżeli przedsiębiorca jest obywatelem państwa spoza UE, EOG i Szwajcarii, należy sprawdzić podstawę jego pobytu oraz to, czy ma miejsce stałego pobytu w Polsce.

W przypadku przyszłego pracownika trzeba zweryfikować:

• obywatelstwo;
• legalność pobytu;
• podstawę uprawniającą do pracy;
• termin ważności dokumentów;
• konieczność uzyskania zezwolenia, zarejestrowania oświadczenia albo złożenia powiadomienia.

Przed rozpoczęciem pracy należy uzyskać dokumenty potwierdzające legalność pobytu oraz prawo pracownika do wykonywania pracy, a następnie zachować ich kopie.

Sama karta pobytu, legitymacja studencka lub ustne zapewnienie pracownika nie wystarczą. Jeżeli podstawa wykonywania pracy budzi wątpliwości, lepiej sprawdzić ją przed podpisaniem umowy, a nie dopiero po rozpoczęciu pracy.

Jeżeli prowadzisz JDG w Polsce i planujesz zatrudnić cudzoziemca, ELP Office pomoże zweryfikować dokumenty i ustalić, jakie działania należy podjąć przed zatrudnieniem pracownika.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.